Qualità negli approvvigionamenti - acquisti

Alla base di qualsiasi attività di acquisto c'è la necessità di classificare i prodotti e i servizi da utilizzare. Il criterio di classificazione più utilizzato è quello basato sulla criticità dei prodotti.
Secondo questo criterio verranno definite più classi nelle quali verranno poi inseriti i vari fornitori : un determinato fornitore può appartenere anche a più classi e in questo caso potrà partecipare alla realizazione di tutti i prodotti che, per livello di criticità, apparterranno alle sue classi di pertinenza.
Gli acquisti hanno il compito di fornire una chiara documentazione in relazione ai prodotti o servizi da loro trattati : la normativa UNI EN 29001 a tale proposito dice che devono essere soddisfatte le seguenti condizioni :

1. La chiarezza e la completezza nella definizione dei requisiti
2. La verifica e l'approvazione dei documenti

Per eseguire un acquisto in regime di qualità, le normative definiscono il seguente iter procedurale :

1. Richiesta d'acquisto formalizzata mediante un documento che esprime la necessità da parte di un ente aziendale di approvigionarsi di un certo prodotto o di un determinato servizio
2. Richiesta di offerta all'Azienda che fornisce il prodotto - servizio in oggetto.
3. Analisi dei preventivi in collaborazione con l'ente aziendale che ha richiesto il prodotto\servizio
4. Emissione dell'ordine d'acquisto ed emissione della documentazione collegata

Come detto sopra una richiesta d'acquisto può essere generata da un qualsiasi ente aziendale purchè abbia l'avvallo del responsabile dell'area stessa. La richiesta viene poi inviata al servizio acquisti che si occuperà di emettere l'ordine d'acquisto avendo cura nella selezione del fornitore o dei fornitori interessati : solitamente prima dell'emissione dell'ordine definitivo si inviano ai fornitori qualificati per quel prodotto\servizio delle richieste di preventivo dalla cui analisi verrà poi selezionato il fornitore.
Alcuni contenuti essenziali che un documento d'acquisto deve possedere sono :

1. Tipo, quantità e caratteristiche del prodotto
2. Prezzo
3. Tempo di consegna
4. Eventuali documenti per l'attestazione della qualità (certificati d'analisi, rapporti di collaudo ecc.. )